Velká část odborné práce se skládá z kroků, které vypadají pořád stejně. Automatizujeme je tak, aby odborník nemusel „vyrábět” každý záznam ručně, ale kontroloval a řešil jen výjimky, které jeho úsudek opravdu potřebují.
S čím za námi instituce přicházejí
- Pracovníci opakovaně vkládají, přepisují a kontrolují velké objemy dat — s mnoha kliknutími a přepínáním mezi obrazovkami.
- Digitalizační linka má úzké hrdlo v ručním ořezu skenů, tvorbě strukturálních metadat nebo kontrole výstupů.
- Objem nezpracovaných fondů a sbírek výrazně převyšuje kapacitu týmu.
- Stávající systém plní svou hlavní funkci, ale chybí mu konkrétní nástroj: editor, kontrolní rozhraní nebo specializovaná úloha, kterou dnes spouští technik ručně skriptem.
Rozhodovací vzorec
Každý proces nejdřív rozdělíme na tři části:
- Plně automatizovat: pravidelné a jednoznačné případy.
- Předzpracovat a nechat potvrdit: návrh, který odborník jen zkontroluje.
- Ponechat odborníkovi: neobvyklé a nejednoznačné situace. AI navrhuje, rozhodujete vy.
Jak postupujeme
- Analyzujeme celý proces, nejen jednotlivé obrazovky — často se ukáže, že významnou část práce není nutné dělat ručně vůbec.
- Navrhneme workflow a napojení. Prověříme možnosti napojení přes API, databázi nebo exporty. U starších a nedostatečně zdokumentovaných systémů volíme bezpečnější řešení pouze pro čtení, aby nevznikla rizika pro konzistenci dat.
- Dodáme nástroj s kontrolním rozhraním. Uživatel v něm spustí úlohu, zadá parametry, sleduje průběh, vidí chyby a pracuje s výsledkem.
- Stavíme modulárně. Jednotlivé kroky — ořezy, OCR, metadata, identifikátory, kontroly — jdou vyměnit nebo rozšířit bez závislosti na jednom dodavateli.
Co tím získáte
- Výrazně méně rutinní práce — ne jen méně kliknutí, ale méně kroků, které musí dělat člověk.
- Vyšší kapacitu bez růstu týmu a stabilní, konzistentní kvalitu výstupů.
- Nové funkce bez výměny stávajícího systému.
- Méně chyb a lepší škálování s rostoucím objemem dat.
Kde to už funguje
Cropilot automaticky ořezává skeny pomocí AI modelu. Zvládá provoz velkých linek s desítkami tisíc skenů denně a nabízí editor pro kontrolu výjimek. Pro atypické fondy a sbírky, jako jsou historické tisky, si instituce může dotrénovat vlastní model: stačí ručně opravit nižší stovky stran a zbytek zpracuje model. Díky správě skupin a oprávnění lze práci rozdělit mezi více lidí včetně práce z domova. AI katalogizace vytěží z fotografií titulní strany a tiráže bibliografické údaje, dohledá autority a připraví návrh záznamu MARC 21, který katalogizátor zkontroluje a potvrdí. Nástroj rozvíjíme s katalogizátory Moravské zemské knihovny.
Přenositelné do: firemní dokumentace, archivy a spisovny a technická dokumentace.
